Wiele osób, zarówno tych prowadzących działalności jak i pracujących na etacie, skarży się na brak czasu.

Przepełnione kalendarze, napełniony harmonogram tak, że ciężko znaleźć chwilę na lunch, czy krótką rozmowę telefoniczną.

Żyjemy w takich czasach, gdzie najcenniejszą walutą jest właśnie czas.

Wiele razy, chcąc umówić się z klientem, partnerem czy współpracownikiem na spotkanie, widzimy jak jest to trudne. Jak ciężko „upchnąć” jeszcze jedno spotkanie, nie mówiąc już o towarzyskich pogaduszkach i czasie na hobby czy inne przyjemności.

Jest to tak powszechny problem, że powstaje coraz więcej książek, blogów, podcastów czy innych form publikacji, mających na celu, pomóc w organizacji czasu, wpływając tym samym na zwiększenie wydajności.

Nie da się ukryć, że Ci którzy są na początku swojej kariery, a już szczególnie początkujący przedsiębiorcy, poświęcają wiele nadprogramowych godzin na rozwój firmy lub osobisty. Zwiększenie wydajności jest więc, jednym z najważniejszych celów. Praca nad efektywnością przyniesie bardzo konkretne korzyści.

Sama mam nie lada problem z wyznaczeniem priorytetów. Czasem doba jest po prostu za krótka i mam świadomość, że z czegoś zrezygnować muszę. Niekiedy jednak, wszystkie zapisane w kalendarzu punkty są niezbędne do wykonania na już i to właśnie w takie dni, najbardziej przydaje się wiedza o tym ,jak poprawić efektywność swojej pracy.

ZWIĘKSZENIE WYDAJNOŚCI – NAJWAŻNIEJSZY CZYNNIK SUKCESU

Zdaję sobie sprawę, że dobre zarządzanie czasem, to podstawowa umiejętność przedsiębiorcy. Bez dobrego planowania, ani rusz, dlatego też ta umiejętność jest dla mnie kluczowa, w pracy nad sobą w 2019 roku, o czym pisałam w tekście Nowy Rok – Nowa Ja.

Prawdę mówiąc, dla ludzi, którzy nie potrafią zarządzać sobą i swoim czasem, nie ma miejsca na szczycie. Jedynie Ci, którzy świetnie radzą sobie sami ze sobą, potrafią znaleźć czas na to co najważniejsze, potrafią się mobilizować i motywować sami – odnoszą sukces. Ci, którzy lubią narzekać i płakać, że nie mają czasu, pieniędzy, są pokrzywdzeni przez los i nie mają szczęścia, nie osiągają nic.

Szukając sposobów na zwiększenie wydajności i efektywności mojej pracy, trafiłam na kilka naprawdę niezłych publikacji, które dały mi do myślenia.

Zebrałam je, mówiąc powszechnie, do kupy, dodałam kilka swoich doświadczeń i przemyśleń i wyodrębniłam te pomysły, które sprawdzają się w moim życiu, więc pewnie przydać się mogą i Tobie 😊

Zaczynamy więc walkę z wypchanym po brzegi kalendarzem 😉

PRACUJ WYDAJNIE

Łatwo powiedzieć trudniej zrobić. Podam Ci jednak przepis jak zacząć. A brzmi on- Poznaj siebie.

To nie żart.

Każdy ma swój rytm. Jedni są nocnymi Markami, inni rannymi ptaszkami. To kiedy pracujesz ma bardzo duży wpływ na Twoją wydajność. Ważna jest również dobrze dobrana, pod siebie, częstotliwość przerw a nawet kolejność zadań.

CO MA WSPÓŁNEGO ZWIĘKSZENIE WYDAJNOŚCI ZE ZJEDZIENIEM ŻABY?

Znasz metodę na „Zjedz tą żabę”? Żaba to wymyślona, przez Briana Tracy, metafora najtrudniejszego zadania. W skrócie chodzi o to, by uszeregować zadania. Zaczynasz od tych najtrudniejszych, najbardziej kłopotliwych, czy tych które najmniej lubisz i sprawiają Ci najwięcej trudności. Jeżeli wykonasz to zadanie jako pierwsze, to będziesz miał je, potocznie mówiąc, z głowy. Po drugie będziesz czuł ogromną satysfakcję, a po trzecie reszta zadań nie będzie już problemem.

Bardzo polecam przeczytać o tej metodzie. Książka jest krótka i zwięzła. Czyta się ją bardzo szybko. Książkę możesz kupić np. tutaj

Na mnie ta metoda działa świetnie. Jednak znam takich, którzy wolą najpierw się rozkręcić czymś prostym, a potem przechodzą do tych najtrudniejszych czynności. Odradzam jednak zostawianie ich na sam koniec. Jest duże prawdopodobieństwo, że nie wykonasz ich wcale. Będziesz zmęczony i zniechęcony. Lepiej trudnymi sprawami, zająć się ze świeżą głową.

WYDAJNA LISTA ZADAŃ

Kolejna moja metoda na wydajność to robienie list. Kto nie lubi skreślać po kolei „zaliczonych” czynności. Daje to ogromną satysfakcję.

Listę najlepiej przygotować jeszcze poprzedniego dnia. Gdy wstaniesz rano, już będziesz miał klarowną sytuacje, co musisz zrobić. Nie będziesz marnował, najbardziej wydajnej części dnia, na zastanawianie się co masz do zrobienia.

Lubię dodatkowo listy tygodniowe, a także miesięczne. Wiąże się to bardziej z celami, które określam na różne przedziały czasowe. Pomaga to w sprecyzowaniu działań, które muszę wykonać, aby ten cel osiągnąć.

WYDAJNY ODPOCZYNEK

Są czasem takie dni, kiedy ledwo wstanę, a już mi się nie chce. Szukam wtedy wymówek, które pozwolą, chociaż w niewielkim stopniu oczyścić sumienie.

Jest na to tylko jeden sposób. Po prostu zacząć. Czasem okazuje się, że to najlepszy sposób i praca idzie dalej jak z płatka.

Kiedy nawet to nie pomaga, zwyczajnie odpuszczam. Dzień wolnego, jeszcze nikogo nie doprowadził do bankructwa (chyba?), a następny dzień zaczynam z większą energią. Staram się wtedy, wykorzystać ten dzień lenia wydajnie. Wydajne lenistwo? 😉 Tak! Wykorzystuję ten czas na słuchanie podcastów, czytanie książek, czy inne czynności, pobudzające mózg, na które przeważnie brakuje czasu. Taki dzień może przynieść dużo większe zwiększenie Twojej wydajności w przyszłości, niż 12 godzinna praca.

Wiem, ze nie każdy, szczególnie na etacie, może pozwolić sobie na taki dzień leniucha. W którymś z podcastów (zabijcie mnie, ale nie pamiętam kto to powiedział) usłyszałam, że trochę nam współczesnym ludziom, poprzewracało się w głowach. Kiedyś nasi dziadowie, wstawali razem z kurami i szli do pracy, na pole, do kopalni, ciężkiej, fizycznej pracy. Nikt z nich nie marudził, że nie ma motywacji, że mobbing, dyskryminacja, itd. Szli, bo inaczej nie wykarmili by pokaźnych rodzin. Czasem więc trzeba przyjąć, że praca to po prostu praca. Środek do zarobienia pieniędzy, potrzebnych do życia. Zimny prysznic z rana, mocna kawa i do pracy rodacy!

SZEREGUJ I DELEGUJ

Znam wiele osób, które nie znoszą delegować pracy. Np. moja babcia 😊 Często słyszymy, że nikt jej nie pomaga. Gdy tylko zgłosimy chęć pomocy, lub wyrwiemy się przed nią, próbując w czymś ją wyręczyć, najczęściej słyszymy „ty nie wiesz jak”, „nie wiesz gdzie”, „nie wiesz ile”. Zapewne ma rację, że nikt nie zrobi tego lepiej niż ona.

Delegowanie pracy to jeden ze skutecznych sposobów na zwiększenie wydajności i sposób na poradzenie sobie z  zapełnionym kalendarzem.

Oczywiście najpierw należy zadecydować, które zadania można oddać komu innemu, a które trzeba wykonać samemu.

Dlatego przed delegowaniem stoi słowo szereguj. Najprościej wypisać w kolumnie wszystkie czynności do wykonania, zaczynając od tych, które koniecznie musimy zrobić sami, kończąc na tych, które spokojnie możemy, bez żadnych konsekwencji delegować.

Może się okazać, ze tak naprawdę nie mamy listu 30 rzeczy do wykonania, ale zaledwie pięć, które spokojnie damy radę wykonać jeszcze przed obiadem. Może się również okazać, że cześć czynności, jest w ogóle zbędnych. Pochłoną jedynie czas, a nie przybliżą nas do celu.

Problem z delegowaniem mają ludzie, którzy albo mają przerośnięte ambicje, albo nie znają dość dobrze siebie lub swoich współpracowników.

Z ŻYCIA WZIĘTE

Ostatnio, na jednym z forum dla kobiet, jedna z uczestniczących w rozmowie, opisała to bardzo przejrzyście.

Zawsze wszystko przed świętami robiła sama. Sprzątała, kupowała prezenty, lepiła pierogi, piekła ciasta. Dodatkowo jest perfekcjonistką, więc wszystko musiało być wykonane idealnie. Przed ostatnimi świętami, musiała jednak zamknąć bardzo ważny projekt, przez co niebyło jej kilka dni w domu. Wracając była przerażona, że święta za pasem, a ona jest w lesie. Pewnie domyślacie się puenty. Dom lśnił czystością, pierogi i wypieki gotowe. Córka i mąż zajęli się wszystkim. Nie zapomnieli nawet o prezentach dla teściowej i córki koleżanki sąsiadki 😉

Czasem mylnie oceniamy naszych bliskich i współpracowników. Dajmy się im wykazać, a sami zróbmy tylko to co niezbędne.

Samo szeregowanie zadań, już może nam wiele pokazać, o wadze projektu. Pewnie każdy słyszał o zasadzie Pareta. Możemy ją również zastosować w tym obszarze. Jedynie 20% zadań z naszego kalendarza, przynosi aż 80% efektów całej pracy. Rozszyfrowanie, które czynności wchodzą w skład właśnie tych 20% nie jest łatwe, nie jest też jednak niemożliwe. Obserwując na bieżąco co przynosi efekty, będziesz mógł odrzucić te czynności, które kradną jedynie Twój cenny czas.

OKREŚL RAMY CZASOWE

Dziennie do wykonania mamy dziesiątki zadań. Ja nie raz łapię się na tym, że zadanie, które miałam wykonać szybko, ciągnie się pół dnia. Czasem dlatego, że się zagapię, bujam w obłokach. Niekiedy mam poczucie, że cały wszechświat jest przeciwko mnie i wszystko czego się dotknę się sypie, a czasami po prostu źle je określiłam czasowo.

Dla tych, którzy mają podobnie, mam rozwiązanie. Są nim bloki czasowe. Najczęściej nastawiam budzić, który przypomina mi najpierw, że czas się kończy, a następnie sygnalizuje zakończenie pracy. Jest w tym jakaś magia. Pod presją czasu następuje zwiększenie wydajności!Poza tym coraz łatwiej jest mi określić, ile czasu potrzebuję na dane zadanie.

Oczywiście nie zawsze się to udaje. Komputer się zatnie, korki na mieście, zadzwoni mama z jakąś bardzo ważną sprawą do umówienia, jak ta – co kupić tacie na urodziny.

Kolejnym sposobem na zwiększenie wydajności, powiązanym z czasem pracy, jest ustalenie przedziału, przed upływem którego, nie możemy się od niej oderwać. Wymaga to wprowadzenia pewnego reżimu, ale jest bardzo pomocne, szczególnie jeśli wokoło mamy dużo rozpraszaczy.

Tu płynnie doszliśmy do kolejnego niezwykle ważnego punktu.

ODIZOLUJ SIĘ

Prawie zawsze byłam w pełnej gotowości, aby odebrać telefon czy otworzyć drzwi. W końcu może to być coś bardzo ważnego. Cóż, w zasadzie nigdy nie było.

Przez to, ze głównie pracuję w domu, często odbieram telefony od koleżanek, z informacją, że wpadną zaraz na kawę. Najbardziej lubię telefony od mojej mamy i siostry – Cześć. Co robisz? – kocham je za to 😊

Rozwiązanie okazało się prostsze niż myślałam – wyłączyć telefon. Ot, taka magiczna sztuczka, o której wielu ludzi dziś zapomniało. A szkoda.

Odkąd wyłączam dźwięki na noc naprawdę dobrze się wysypiam! Nie słyszę powiadomień o mailach, wiadomościach na Messengerze czy aktualizacjach telefonu. Telefon jest najlepszym rozpraszaczem. Moje wyniki nie są potwierdzone, żadnymi głębszymi badaniami, ale tak na oko, wydajność mojej pracy, przy wyłączonych dźwiękach, wzrasta o 100%.

Jeśli tak jak ja, pracujesz w domu, Twoimi rozpraszaczami mogą być również dzieci, mąż, żona. Ja staram się pracować wtedy, gdy nikogo nie ma w domu. Jeżeli jednak praca się przedłuży, informuję domowników o tym, że potrzebuję jeszcze 2-3 godziny i proszę żeby nie przeszkadzali.

Również w biurze rozpraszać Cię mogą inni pracownicy. Poinformuj ich, w jakich godzinach mogą do Ciebie przychodzić lub kup dobrze tłumiące dźwięk słuchawki. Na każdy problem jest rozwiązanie!

ROZPRASZACZE

W poprzednim punkcie, już wspomniałam, o kilku rozpraszaczach, niepozwalających na zwiększenie wydajności.

Przypomnijmy je sobie jeszcze raz

  • Telefon
  • Domownicy/współpracownicy

Jednak poza nimi, istnieje jeszcze kilka innych, które skutecznie utrudniają pracę:

  • Częste sprawdzanie maili

Dziennie do naszej skrzynki, trafiają dziesiątki maili. Chcąc sprawdzać wszystkie od razu, nic innego pewnie byśmy nie zrobili. Jeżeli masz potrzebę sprawdzania maili kilka razy dziennie, wyznacz sobie na to bloki czasowe, np. 5 minut po każdej 1,5 godzinie pracy.

  • Bałagan na biurku

Sama jestem bałaganiarą, ale jak mam zasiąść do pracy, muszę mieć wokół siebie porządek. Nie chodzi o jakieś estetyczne pobudki. Wiem, że wszystkie rzeczy wokół mnie będą mnie rozpraszać.

  • Zła organizacja przestrzeni

Skoro już jesteśmy przy biurku. Warto mieć tą niewielką przestrzeń wokół siebie, dobrze zagospodarowaną. Wstawanie co 5 minut i odrywanie się od pracy, bo potrzebujesz karteczki samoprzylepnej, długopisu, włączyć drukarkę, sięgnąć po butelkę z wodą, itd., nie wpływa pozytywnie na zwiększenie wydajności pracy. Postaraj się, abyś zawsze miał wszystko co niezbędne pod ręką. Tak abyś nie musiał odrywać się od pracy.

  • Nieułożone dokumenty

Przyznam, że to była moja zmora. Układałam dokumenty co jakiś czas, obiecując sobie, że będę ich pilnować i na bieżąco segregować. Zawsze trwało to kilka dni. A potem płacz, gdy nie mogłam znaleźć ważnego pisma. Kupiłam więc ładne segregatory, podpisałam je i gdy tylko najdzie mnie pokusa, by odłożyć jakieś pismo na parapet, sama w myślach stawiam się do pionu. Życie jest takie piękne, gdy wszystko jest poukładane i wiem, gdzie co znaleźć w 10 sekund.

  • Media

Mowa tu zarówno o Social Mediach, jak i tradycyjnych mediach przekazu, czyli telewizji i radiu. O ile cicha muzyka może wręcz nastrajać i pomagać w zwiększeniu wydajności w pracy, o tyle huczące reklamy to samo zło.

Na pewno złapaliście się na tym, że słysząc reklamę biura wycieczkowego ,zaczęliście myśleć, gdzie pojedziecie na wakacje. Albo przy „pomyśle na” już w waszej głowie tworzycie menu obiadowe.

Social Media są jeszcze gorsze, bo wymagają zaangażowania, np. komentarze do postów. A dodatkowo niezwykle wciągają, pochłaniając czas.

RÓB KILKA RZECZY NA RAZ

Kobiety są podobno mistrzyniami w robieniu kilku rzeczy na raz. W jednym ręku trzymają dziecko, drugą mieszają zupę, nogą wycierają podłogę a przy tym plotkują z koleżanką przez telefon, świetnie się przy tym bawiąc.

Mimo, iż bardzo bym chciała, ja tak nie potrafię.

Słucham jednak audiobooków z branżową wiedzą w samochodzie, na spacerze lub gdy sprzątam mieszkanie. W ogóle bardzo dużo robię właśnie w samochodzie. Jest to czas kiedy mogę się zrelaksować i pośpiewać razem z Domagałą, posłuchać książki, czy obgadać w końcu z mamą prezent dla taty.

Jeśli biegasz lub spacerujesz jest to również doskonały moment na nadrobienie zaległości czytelniczych, posłuchanie mądrych podcastów czy zabawnych kabaretów. Co kto lubi.

Jednak kiedy siedzisz nad czymś ważnym, skup się jedynie na tym jednym zadaniu. Nie da się pisać raportu rozmawiając z przyjacielem przez telefon. Dużo szybciej wykonasz pracę, wykonując ją w skupieniu.

TRZYMAJ SIĘ PLANU

Niekiedy w trakcie wykonywania jednej czynności, pojawiają się okoliczności, które powodują zmianę planów. Osobiście bardzo tego nie lubię. Nie lubię, gdy ktoś odwołuje spotkania, lub gdy wpadają dodatkowe niecierpiące zwłoki rzeczy do wykonania na wczoraj. Rozwala to cały plan. Dlatego staram się tego unikać. Jednym ze sposobów jest znów wyłączenie telefonu 😉

Oczywiście niekiedy nie ma wyjścia i plany trzeba zmienić. Staram się to wtedy zrobić, jak najmniej kolizyjnie.

Sama jestem osobą, która ma pamięć dobrą, ale krótką i wszystko staram się zapisywać. Kiedy ktoś mi mówi, że odwołuje spotkanie, bo zapomniał, dosłownie gotuję się w środku i często kończy się to tak, że spotkanie odwołuję już na amen.

Zmiana planów, może rozstroić lub całkiem zawalić cały dzień. Staraj się więc robić to tylko w niezbędnych sytuacjach.

Zmiana planów, może rozstroić lub całkiem zawalić cały dzień. Staraj się więc robić to tylko w niezbędnych sytuacjach.

Jeżeli chcesz przeczytać o tym, jak stworzyć sobie solidny plan, który wpłynie na zwiększenie wydajności i porządnie Cię zmotywuje, przeczytaj wpis dobry plan- podstawa sukcesu.

PERFEKCJONIZM

Wydawać by się mogło, że perfekcjonizm może pomóc w poprawie wydajności. Jak to zwykle w życiu bywa – to zależy. Perfekcjoniści bardzo często nie zastanawiają się nad wagą wykonywanych zadań. Każde, bez wyjątku, chcą wykonać idealnie. Jeżeli piszesz CV przyłóż się do tego i zrób to jak najlepiej potrafisz, ale czy jest sens zastanawiać się 20 minut nad treścią maila w sprawie reklamacji butów?

Zaakceptuj to, że nie wszystko musi być zrobione perfekcyjne. Ma być zrobione tak, żeby było skuteczne!

TERMINY

Nietrzymanie się terminów, to najprostsza droga do porażki. Tracisz wiarygodność w oczach klientów, a dodatkowo zlecenia czy zadania nakładają się na siebie i kumulują w zastraszającym tempie. Bardzo trudno później z takiego dołka wyjść.

Załóż sobie od razu, że termin to rzecz święta. Nieważne czy narzucasz go sobie sam, czy wymaga tego od Ciebie szef, klient czy współmałżonek.

Copywriterzy, jak i inni freelancerzy, mają z tym ogromny problem. Często spotykam się ze zleceniodawcami, którzy w zasadzie poza trzymaniem się terminów, niewiele więcej wymagają.

Lepiej uprzedzić  o możliwości niedotrzymania terminu. Napisać krótkiego maila, smsa czy wykonać telefon i poinformować o zwłoce. Może i niezostanie to najlepiej odebrane, ale na pewno zachowasz wiarygodność.

ŻYJ ZDROWO

Ostatnio spotkałam się z opinią, że pisanie w książkach o wydajności i motywacji o zdrowym odżywianiu czy piciu odpowiedniej ilości wody to granda. Osobiście nie zgadzam się tym. Nie twierdzę, że jak będziesz uprawiał sport, jadł warzywa i pił 3 litry wody dziennie, to Twoja wydajność wyleci w kosmos.

Jestem jednak z tych, którzy gdy są głodni, to są źli. Jak najem się tłustego, źle się czuję i o pracy mogę zupełnie zapomnieć. A brak wody, objawia się u mnie bólem głowy.

Dla dobrego samopoczucia staram się dbać o jakość posiłków. Nie raz już udowodniono, że wysiłek fizyczny (oczywiście w granicach rozsądku) i zdrowa dieta, wpływają pozytywnie na prace naszego mózgu a także na witalność.

Do tych dwóch czynników, jako śpioch z zamiłowania, musze dodać dobry sen. Chyba każdy wie, co oznacza nieprzespana noc.

Stworzenie sobie dobrych warunków pracy, to już połowa sukcesu i świetny początek pracy nad zwiększeniem wydajności. Ja odnalazłam te czynniki, które pomagają mi się skupić, motywować i kontrolować. Mam nadzieję, że może jakaś część z nich pomoże i Tobie. Pamiętaj jednak, że najważniejsze to poznać siebie.

Poprzedni artykułNowy Rok – Nowa Ja
Następny artykułSingapur – miasto jak z filmu
Część! Nazywam się Aneta i jestem maniakalnym odkrywcą! Na moim blogu przeczytasz o podróżach, cudownych miejscach jakie zwiedziłam i poradach podróżniczych. Znajdziesz tu tylko praktyczne porady jak poradzić sobie z prowadzeniem własnego biznesu i jak ciągle udoskonalać siebie. Pracuję na swoim od 6 lat i za nic nie wróciłabym na etat! Najważniejsze dla mnie to pisać bez mydlenia oczu i pokazywania świata w krzywym zwierciadle. Jak coś jest do kitu, to nie ubiorę tego w sukienkę w kwiaty - tego możesz być pewien! Moją miłością są podróże. W wolnych chwilach czytam, nałogowo sprawdzam ceny lotów w wyszukiwarkach, gram w gry planszowe z rodziną i gotuję (choć nie bardzo umiem). Mam jedną misję - obudzić w Tobie odkrywcę!

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Napisz swój komentarz!
Wpisz swoje imię